Personal de operaciones
menu_personal_op

Este módulo permite la administración del personal que no tiene acceso a la plataforma, pero está involucrado en los procesos de gestión de vehículos.

Estructura de la ventana

La ventana está compuesta por cuatro partes: acciones de la ventana, filtro desplegable, información en forma de tabla e información detallada.

estructura-personal

Acciones de la ventana incluida # refrescar_rapido_azul1

barra-personal
  • En la parte superior izquierda de la ventana se mostrará el nombre del módulo al cual se accedió.
  • Refrescar rápido: muestra en pantalla la información más actualizada en la base de datos optimizando los tiempos de consulta.
  • Refrescar profundo: se utiliza cuando se ejecutan simultáneamente las acciones en diferentes computadores, solo utilice esta opción, cuando no vea reflejada la información correctamente.
  •  Ayuda: al dar clic en el icono de ayudas, lo redireccionará a la página de ayudas, donde encontrara toda la información y forma de uso de ésta.
  • En la parte superior izquierda encontrará las opciones de ocultar, maximizar o cerrar una ventana . Si da clic en ocultar esta ventana se ocultará y podrá volver a abrirla desde el icono administrador de ventanas .

Filtro Desplegable

filtro_personal_op
  • Nombre completo: Digite el nombre o la secuencia de letras contenida en el nombre por el que desea filtrar el personal de operaciones.
  • Email: Digite el correo electrónico o algunas de las letras contenidas en el correo electrónico por el que desea filtrar el personal de operaciones.
  • Rol: Digite el rol o algunas de las letras contenidas en el rol por el que desea filtrar el personal de operaciones.
  • Celular: Digite el celular o algunos de los dígitos contenidos en el celular por el cual desea filtrar el personal de operaciones.

Información en forma de tabla

En el lado izquierdo de la ventana aparece un listado con el personal de operaciones existente. Al dar click sobre alguno de ellos, se muestra en la parte derecha la información detallada de la persona seleccionada. Así:

pnal_operaciones-ventana

Durante la creación o edición estará deshabilitado el listado, lo cual impedirá la selección de algún personal de operaciones ya creado. Se volverá a habilitar luego de dar click en icono guardar guardar o en el icono cancelar cancelar .

Si la acción seleccionada ha sido guardar, el listado se refrescará con la nueva información, aplicando luego, si existe, el filtro que tenía antes de crear o editar el personal de operaciones.

Crear personal de operaciones

Al dar click sobre el icono agregar  generico_mas_161  se habilitan los campos del detalle de personal de operaciones para el ingreso de información, lo cual le permite la creación de una nueva persona.

Los siguientes son los datos que debe digitar:

info-detallada-personal
  • Nombre completo: Los nombres y apellidos de la persona.
  • Cédula: El número de identificación de la persona.
  • Rol: Seleccione de la lista desplegable el rol que desea asignar a la persona. Esto definirá los procesos en los que podrá intervenir.
  • Email: Correo electrónico de la persona. Debe ser un correo electrónico válido.
  • Dirección: La dirección en la cual puede ser ubicado la persona
  • Departamento: Seleccione de la lista desplegable el departamento al cual corresponde la dirección asociada a la persona.
  • Municipio: Seleccione de la lista desplegable el municipio al cual corresponde la dirección asociada a la persona.
  • Teléfono: Número de contacto fijo de la persona. Solo se admiten números. No debe contener el indicativo, ya que este está asociado al municipio.
  • Celular: Número de contacto celular de la persona. Solo se admiten números. Debe ser un celular válido, dado que es el primer medio de contacto que usará Monitoreo Inteligente para comunicarse con él, en caso de ser necesario.
  • Observaciones: Algún comentario relevante acerca del usuario. No es obligatorio.

Existen unos datos que dependen del rol seleccionado, así:

Contacto

Cuando la persona cumple el rol de CONTACTO, se despliegan los siguientes campos para el ingreso de la información acerca de su disponibilidad de tiempo:

  • Días de contacto: Seleccione de la lista desplegable el rango de días durante el cual la Central de Monitoreo puede comunicarse con la persona. Por defecto está seleccionado “Lunes – Domingo”.
  • Incluye días festivos: Seleccione esta opción si la persona autoriza que se comuniquen con ella cuando los días del rango seleccionado en el campo anterior sean festivos.
  • Hora de contacto: Seleccione de la lista desplegable el horario durante el cual puede ser contactada la persona. Por defecto se establecerá comunicación con ella durante las 24 horas

Conductor

Cuando el usuario cumple el rol de CONDUCTOR, se despliegan los siguientes campos:

  • Alias: Cuando la empresa tiene a cargo un número elevado de conductores, a veces prefiere referirse a ellos con alias que faciliten la comunicación interna. No es obligatorio.
  • Coordinador: Cuando la empresa tiene a cargo un número elevado de conductores, puede asignarlos a un coordinador para facilitar el control de las operaciones. No es obligatorio.
  • RFID: Cuando la empresa desea controlar ciertos procesos puede requerir el uso de sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID) para sus conductores. En este campo se ingresa el código correspondiente a la persona, con el cual será identificado por los dispositivos instalados en los vehículos. No es obligatorio

Al finalizar el ingreso de la información, haga click sobre el icono guardar guardar para guardar las nuevas personas, todos los campos obligatorios deben estar diligenciados al momento de guardar. Si no es así, aparecerá el siguiente mensaje en la parte superior derecha de la ventana, indicando uno a uno los datos que hacen falta:

pnal_operaciones_crear_guardar_sin_exito1

Y en el detalle de la persona se resaltará con rojo el campo indicado en el mensaje anterior, así:

pnal_operaciones_crear_campo_resaltado1
Si han sido ingresados todos los datos obligatorios, aparecerá el siguiente mensaje confirmando su creación:
crear-po
 Si en lugar de guardar, da click sobre el icono cancelar cancelar se borra el detalle de personal de operaciones.

Editar personal de operaciones

  • Seleccione la persona que desea editar, dando click sobre él en el listado del lado izquierdo de la ventana. Así podrá ver el detalle de esta persona en el lado derecho.
  • Luego haga click sobre el icono de modificar editar que habilita los campos del detalle para la modificación de la información.
  • La especificación detallada de los datos está disponible en Crear personal de operaciones. Aplican las mismas condiciones para la edición.
  • Si desea cambiar el rol de la persona, debe tener en cuenta las siguientes condiciones, que no le permitirán su modificación:
  • Si la persona está asociado como contacto a uno o varios protocolos o grupos de contacto, aparecerá el siguiente mensaje:

editar-p-o

  • Si la persona es el conductor asociado a uno o varios vehículos, aparecerá el siguiente mensaje:

editar-sin-exito-op

  • Si la persona es el coordinador asociado a uno o varios conductores, aparecerá el siguiente mensaje:

editar-error_coord.

IMPORTANTE

Si alguno de estos eventos se presenta, debe ir a cada grupo o protocolo y hacer la modificación correspondiente para poder finalizar el proceso de edición en personal de operaciones.

  • Si la persona tenía un email y desea suprimirlo, debe tener en cuenta que no haga parte de un grupo de contacto. Si es así, aparecerá el siguiente mensaje indicando que no es posible guardar ese cambio:

editar-error-email

  • Luego de modificar la información deseada, haga click sobre el icono guardar guardar para guardar los cambios. Si todos los campos obligatorios cumplen con sus condiciones, aparecerá el siguiente mensaje confirmando la edición:

editar-ok-op   Si en lugar de guardar, hace click sobre el icono cancelar  cancelar  se deshacen los cambios y queda seleccionada la persona que estaba editando.

Eliminar personal de operaciones

  • Seleccione la persona que desea eliminar, dando click sobre ella en el listado del lado izquierdo de la ventana. Así podrá ver el detalle de esta persona en el lado derecho.
  • Luego haga click sobre el icono eliminar eliminar.
  • Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:

eliminar-confirmacion

  • Si selecciona “Si”, se verificará que no se cumplan las siguientes condiciones que impiden la eliminación.

Si la persona está asociada como contacto a uno o varios protocolos o grupos de contacto, aparecerá el siguiente mensaje:

eliminar-error-contacto-op

 

Si la persona es el conductor asociado a uno o varios vehículos, aparecerá el siguiente mensaje:

eliminar-conductor-op

 

 

Si la persona es el coordinador asociado a uno o varios conductores, aparecerá el siguiente mensaje:

eliminar-coord-op

  • Si ninguna se cumple, aparecerá el siguiente mensaje confirmando la eliminación:

eliminar-ok-op

IMPORTANTE

Si alguno de estos eventos se presenta, debe ir a cada grupo o protocolo y hacer la eliminación correspondiente para poder finalizar este proceso en personal de operaciones.

Dar acceso a la plataforma

Si desea que una persona siga cumpliendo un rol dentro del proceso de gestión de vehículos, pero además desea habilitar su ingreso a la plataforma, puede convertirla en usuario.

  • En la primera columna del listado de personal de operaciones, cuyo encabezado es “Acciones”, en la misma fila en la que se encuentra la persona a la que desea dar acceso a la plataforma, haga click sobre el ícono Dar acceso  icon-quitar-acceso ubicado al lado izquierdo del nombre.

 

  • Si la persona seleccionada no tiene registrado un correo electrónico, aparecerá el siguiente mensaje:

accesso-error-email

  • De lo contrario, se confirmará la acción con el siguiente mensaje:

acceso-ok-op

  • Si selecciona “Si”, se verificará si ya existe un usuario, incluso perteneciente a otra empresa, asociado al correo electrónico de la persona. Si es así aparecerá el siguiente mensaje indicando que no es posible realizar la operación:

contacto-ya existe-op

  • Si no existe, se crea el nuevo usuario, cuyo nivel de acceso será “Usuario”, y aparecerá el siguiente mensaje:

dar-acceso-op

  • Llegará al correo electrónico de la persona la notificación con la contraseña para que pueda ingresar a la plataforma. Puede ingresar al módulo Usuarios o refrescar la vista, si ya lo tenía abierto, para verificar la existencia del nuevo usuario.