Control tráfico
menu-control-trafico

Permite monitorear permanentemente y en tiempo real, la operación de los vehículos que se encuentran en cumplimiento de itinerario, logrando  el pleno control de éstos, garantizando la seguridad sobre cada una de las operaciones a nivel nacional a través de varios procesos:

Planificación de rutas.
Asignación de vehículos.
Puestos de control.
Tiempo detenido.
Control de novedades.
Planificación de rutas.
Control de excesos de velocidad.

Control a la cadena de frío (refrigerados).
Control de entregas.
Informe diarios de la flota, tales como: kilómetros recorridos, tiempo laborado, excesos de velocidad, tripulación, etc. De manera consolidada.

Para ingresar al módulo diríjase a “Gestión”, debe dar clic en “Flota” y posteriormente dar clic en “Control tráfico”

Estructura de la ventana

La ventana se encuentra dividida en: acciones de la ventana, filtro desplegable  información en mapa, información en forma de tabla, información detallada.

estructura-control-trafico

Acciones de la ventana incluida refrescar_rapido_profundo

control trafico
  • Nombre: En la parte superior izquierda de la ventana se mostrará el nombre del módulo al cual se accedió.
  • Refrescar rápido: muestra en pantalla la información más actualizada en la base de datos optimizando los tiempos de consulta.
  • Refrescar profundo: se utiliza cuando se ejecutan simultáneamente las acciones en diferentes computadores, solo utilice esta opción, cuando no vea reflejada la información correctamente.
  • Importar recorrido: esta opción le permite de forma simplificada, realizar la importación de los recorridos que vaya a realizar la flota (grandes flotas) en un archivo plano, una vez realice la importación, el sistema tomará dicho archivo y asignará de manera automática las rutas a cada uno de los móviles especificados en el formato.
  • Configurar filtro: esta opción le permite crear o eliminar observaciones que posteriormente se vayan a digitar en los móviles de la flota en algún recorrido.
  • Generar gráfica: aquí puede generar la gráfica para visualizar la información de los pedidos entregados y pendientes por entregar.
  • En la parte superior izquierda encontrará las opciones de ocultar, maximizar o cerrar una ventana . Si da clic en ocultar esta ventana se ocultará y podrá volver a abrirla desde el icono administrador de ventanas.

Configurar Filtro 

Al dar clic sobre e icono configurar filtro  se abrirá la siguiente ventana.

configurar-novedades
  • Nombre: aquí debe diligenciar el campo con el nombre de la novedad que desea agregar.
  • Agregar: al terminar de digitar el nombre, debe dar clic en “agregar”.
  • Novedad: aquí aparece el nombre de las novedades ya creadas.
  • Estado: aquí aparece el estado de la novedad.
  • Requiere observación: con esta opción seleccionada, podrá agregar observaciones a esta novedad en el momento del recorrido.

Para eliminar cualquier novedad ya creada, solo debe dar clic en el icono eliminar eliminar .

Filtro desplegable

filtro-control
  • Equipo: aquí puede filtrar por el número de unidad GPS asignada al vehículo.
  • Nombre equipo: permite consultar la información por placa o nombre asignado al vehículo.
  • Recorrido actual: permite consultar por recorridos ya creados.
  • Turno: aquí selecciona el turno de operación en la que se encuentra laborando la flota.
  • Tramo: aquí puede filtrar la ubicación actual del recorrido por sitios ante-riormente creados, ejemplo: se encuentra entre el puesto de control 1 y el puesto de control 2.
  • Retraso: comprende el retraso que tiene el vehículo de un sitio a otro.
  • Conductor: permite filtrar la información de recorrido por nombre del conductor.
  • Coordinador: permite filtrar la información de recorrido por nombre del coordinador.
  • Ubicación: permite realizar la consulta por ubicación del vehículo.
  • Ver equipos sin plan de monitoreo: permite consultar los equipos que se encuentran sin plan de monitoreo activo.
  • Ver equipos retirados: permite consultar los equipos retirados de la plata-forma (cancelados).
  • Actualizar: permite configurar el tiempo deseado para que la información del módulo sea actualizada. Con un clic sostenido sobre el círculo, se puede desplazar para actualizar la información desde 60 a 300 segundos (por defecto está en 300).

Al momento de seleccionar cualquier móvil en la tabla, aparecerá la información del recorrido en la parte derecha de la ventana en una nueva tabla con los siguientes datos:

Ver información en forma de mapa

Podrá consultar la ubicación geográfica del vehículo en el mapa que tiene la ventana, adicional, tiene el menú con las siguientes opciones:

menu-mapa
  • Geocercas: Permite crear, modificar y eliminar regiones de seguridad.
  • Cámara de foto-detección fija: Esta permite visualizar las cámaras de foto-detección instaladas en las principales ciudades como:  Medellín, Barranquilla, Cali y las diferentes vías nacionales.
  • Puntos de interés privados: Permite crear o marcar diferentes sitios en el mapa.
  • Zoom in: Aumentar el enfoque.
  • Zoom out: Alejar el enfoque.
  • Enfoque de marcas: Garantiza que se vean todos los iconos del mapa (en caso de tener varios vehículos)
  • Enfoque de geocercas: Garantizar que se vean todas las geocercas seleccionadas.
  • Enfoque  de puntos de interés privados: Permite enfocar los puntos de interés ya creados.
  • Búsqueda rápida: Permite buscar un punto de interés especifico digitando la dirección o las coordenadas.
  • Medidor de distancias:Permite conocer la distancia de un lugar a otro medida en kilómetros, millas o metros.
  • Lista de Mapas: Usted podrá escoger el mas conveniente para visualizar la ubicación de su vehículo, las opciones son:

 Mapa: (mapa con las direcciones)

 Open Street Map: Mapa público complementario

 Mapa Social: Mapa público complementario  Monitoreo inteligente: Mapa complementario generado con base en la cartografía  propia de Monitoreo Inteligente.

Ver información en tabla

info_forma_tabla_ctrl-trafico
  • Acciones acciones: aquí podrá realizar la asignación de recorridos (manualmente), verificar la información detallada del vehículo: como el conductor, el equipo el último reporte, configurar la unidad, bloquear y desbloquear la unidad entre otros; ver información detallada del recorrido actual, reportar una novedad.

Si dentro de la columna aparece una sirena alarmas , esto equivale a que el vehículo tiene pendiente dentro de su recorrido, pasar por alguna de las geocercas creadas y le aparecerá la siguiente notificación (de acuerdo con el tipo de novedad):

msj-fatal-error

  • Vehículo: aquí aparece el nombre y el icono asignado al vehículo.
  • Recorrido actual: aquí aparece el nombre del recorrido que actualmente tiene asignado el vehículo, en caso que no tenga ninguna ruta asignada, aparece como “sin recorrido actual”.
  • Tramo: muestra los puntos próximos en los que se encuentra el vehículo.
  • Velocidad, estado y tiempo (km/h): muestra la velocidad actual del vehículo y el tiempo que lleva en ese estado, si el vehículo se encuentra detenido también podrá visualizar aquí el tiempo parado.
  •  % EC y % EP: muestra el porcentaje de ejecución de clientes (EC) y ejecución de puntos de paso (EP), estas columnas aparecerán si y solo si el recorrido asignado tiene clientes o puntos de paso.
  • GPS: indica si la ubicación del último evento reportado por la unidad rastreadora es confiable o no. En caso de no serlo, aparecerá un triángulo rojo de alerta.
  •  Ubicación: muestra la ubicación en la que se encuentra actualmente el vehículo.
  • Turno: muestra el turno en el que se encuentra el vehículo, previamente seleccionado en la asignación de la ruta.
  • Conductor: aquí aparece el nombre del conductor asignado al vehículo.
  • Coordinador: aquí aparece el nombre del coordinador asignado al conductor.

Ver información en detallada

Al momento de seleccionar cualquier móvil en la tabla, aparecerá la información del recorrido en la parte derecha de la ventana en una nueva tabla con los siguientes datos:

  • Recorrido: muestra la información de recorrido que asignó.

 

recorrido

  • Vehículo: muestra los datos del vehículo, el último evento generado, ubicación, etc.

 

vehiculo

  • Novedades: muestra las novedades que hubo durante el recorrido.

 

novedades

  • Clientes: muestra los clientes a los que ya se les ha entregado carga y los que se encuentran pendientes por entregar (si y solo si tiene la base de clientes cargada, para orientarse vea “control de entregas”).
  • Geocercas: muestra las geocercas por las que ha transitado el vehículo en dicho recorrido, como: centros de distribución, puestos de control, gasolineras, etc. De manera ascendente, es decir, siendo la número 1 la primera hasta llegar a la última asignada.

geocerca

  • Recorridos pendientes:  en caso que el vehículo tenga asignado algún recorrido adicional al que esta llevando a cabo, aquí aparecerán dichos recorridos los cuales se efectuarán una vez finalice el recorrido actual de acuerdo con las fechas programadas. Tiene igualmente dos opciones en la tabla: eliminar, en el caso que ya no dese que se lleve a cabo la ejecución del recorrido. Ver detalle, al dar clic se abrirá una ventana con la información del recorrido pendiente.
  • Ruta: muestra en mapa la ruta que debe llevar dicho recorrido creado, adicional, tiene el menú del mapa para su ejecución.

 

ruta

  • Puntos de paso: son los puntos creados por donde debe pasar el vehículo dentro de la geocerca (ruta) asignada, comúnmente se utiliza para rutas de recolección, tiene las siguientes opciones en la tabla:

+ Mostrar historial historial, permite mostrar dentro del mapa el recorrido trazado por los puntos de paso.

+ Limpiar puntos de paso eliminar, permite borrar el historial que muestra dentro del mapa el recorrido.

+ Refrescar puntos de paso refrescar-rapido, permite actualizar los puntos de paso ya creados.

Asignar un recorrido

Podrá realizar la asignación del recorrido de dos maneras, importando en archivo plano la ruta creada o asignando el recorrido de manera manual.

• Importar recorridos importar_22

Esta opción le permite de forma simplificada, realizar la importación de los recorridos que vaya a realizar la flota (grandes flotas) en un archivo plano, una vez realice la importación, el sistema tomará dicho archivo y asignará de manera automática las rutas a cada uno de los móviles especificados en el formato.

imporat-recorrido

Este icono importar_22se encuentra en la parte superior (acciones de la ventana), debe dar clic y se le abrirá la ventana para importar el archivo.
Debe tener en cuenta que para que el sistema realice dicha importación de manera correcta, las rutas deben estar ya creadas en el sistema e identificadas con un número (el número es interno de cada empresa con el fin de identificar cada ruta, para orientarse en la creación de rutas, vea el módulo “Rutas”), adicional, en la primera fila deberán ir los encabezados, si el recorrido tiene clientes asignados, éstos deben estar dispuestos de manera consecutiva por vehículo, y en la información del recorrido, se repiten los datos tantas veces como clientes haya.
En este caso, la información de clientes debe diligenciarse como se indica en el formato. Si el recorrido no tiene clientes asignados, el archivo debe ser con extensión tipo .csv y deberá realizar el diligenciamiento en el formato con la siguiente información en el mismo orden que se presentan:

+ Cédula coordinador: este campo es opcional, su diligenciamiento debe ser numérico. Si existe, debe corresponder exactamente con la cédula ingresada en la plataforma Visual MI 5.2, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Cédula generador: este campo es opcional, su diligenciamiento debe ser numérico. Si existe, debe corresponder exactamente con la cédula ingresada en la plataforma Visual MI 5.2, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+  Cédula tripulante 1: este campo es opcional, su diligenciamiento debe ser numérico. Si existe, debe corresponder exactamente con la cédula ingresada en la plataforma Visual MI 5.2, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Cédula tripulante 2: este campo es opcional, su diligenciamiento debe ser numérico. Si existe, debe corresponder exactamente con la cédula ingresada en la plataforma Visual MI 5.2, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Cédula tripulante 3: este campo es opcional, su diligenciamiento debe ser numérico. Si existe, debe corresponder exactamente con la cédula ingresada en la plataforma Visual MI 5.2, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Cédula tripulante 4: este campo es opcional, su diligenciamiento debe ser numérico. Si existe, debe corresponder exactamente con la cédula ingresada en la plataforma Visual MI 5.2, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Observaciones: este campo es opcional, su diligenciamiento es alfanumérico.

+ Manifiesto: este campo es opcional, su diligenciamiento es alfanumérico.

+ Límite inferior variable análoga 1: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico. Si existe, debe ser superior al límite inferior operacional e inferior al límite superior operacional configurados para la variable análoga en el vehículo. Si no existe, el campo debe ir vacío.

+ Límite superior variable análoga 1: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico. Si existe, debe ser superior al límite inferior operacional e inferior al límite superior operacional configurados para la variable análoga en el vehículo, si no existe, el campo debe ir vacío.

+ Tiempo de alarma variable análoga 1: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico, si no existe, el campo debe ir vacío.

+ Límite inferior variable análoga 2: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico. Si existe, debe ser superior al límite inferior operacional e inferior al límite superior operacional configurados para la variable análoga en el vehículo. Si no existe, el campo debe ir vacío.

+ Límite superior variable análoga 2: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico. Si existe, debe ser superior al límite inferior operacional e inferior al límite superior operacional configurados para la variable análoga en el vehículo, si no existe, el campo debe ir vacío.

+ Tiempo de alarma variable análoga 2: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico, si no existe, el campo debe ir vacío.

Si dado el caso el archivo lleva información de clientes, deberá diligenciar la siguiente información en el formato:

+  Índice programado: este campo es obligatorio, su diligenciamiento es numérico, esta opción corresponde al orden en que se esperan que sean realizadas las visitas a los clientes. No puede haber índices repetidos dentro de un mismo recorrido.

+ Nombre: este campo es obligatorio, su diligenciamiento es alfanumérico y corresponde al nombre del cliente.

+ Dirección: este campo es obligatorio, su diligenciamiento es alfanumérico y corresponde a la dirección del cliente.

+ Número de validación: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+Factura: este campo es opcional, su diligenciamiento es alfanumérico y corresponde al número de factura entregada al cliente.

+ Valor factura: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Valor a recaudar: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Latitud: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

+ Longitud: este campo es opcional, su diligenciamiento es numérico, si no existe, el campo debe tener el valor 0.

NOTA: para tener una base para diligenciar el archivo, puede descargar aquí el modelo.

Una vez diligenciados todos los datos, podrá realizar la importación del documento, en caso que haya algún error, le saldrá el siguiente mensaje:

eror-carga-masiva

Posteriormente, le saldrá una ventana donde se le relaciona las inconsistencias encontradas en el archivo y las advertencias presentadas al momento de solicitar el cargue:

importacion-masiva-ctl

• Asignar Manualmente

Para asignar un recorrido de forma manual, diríjase a la columna de acciones, debe dar clic en el icono acciones y posteriormente clic en “asignar recorrido”, una vez se abre la ventana, deberá diligenciar los datos:

asignar-recorrido-manual
  • Equipo: es el nombre del vehículo (placa) al que se le está asignando el recorrido, en el caso que el equipo al que se le está asignando la ruta tenga un plan operativo, aparecerá con el color característico al pie de la ventana, adicional, en el caso que tenga plan operativo, éste deshabilitará todas las opciones de la ventana ya que en el plan operativo se ha creado el itinerario de la ruta, para mayor información del “plan operativo”, vea el módulo.
  • Ruta actual: por defecto aparece “ninguna”, pero si ya se ha asignado anteriormente una ruta al vehículo, aparecerá la ruta que actualmente tiene.
  • Fecha inicio informes: es la fecha en la que el sistema generará los informes de recorrido.
  • Turno: aquí puede seleccionar el turno en el que se encuentra el móvil para realizar el recorrido:
  • Asignar fecha máxima de cierre: al marcar esta casilla, se habilitará la opción de fechas en la cual podrá seleccionar la fecha y hora máxima para que la ruta se finalice (forzosamente) independiente que haya o no terminado, esta casilla al momento de habilitarla, permite a las empresas llevar un control de horarios en cada una de las rutas asignadas, permitiendo así, el control de tiempos, comúnmente utilizada por empresas con recorridos TAT.
  • Ruta: aquí puede seleccionar la ruta que quiere asignar al vehículo (vea el módulo de “Rutas” para orientarse en la creación).
  • Ejecución: aquí puede seleccionar el tiempo de ejecución del recorrido, las opciones son:

+ Ejecutar de inmediato: inicia el recorrido una vez termina de diligenciar los datos solicitados en la ventana.

+Poner en cola: permite colocar en segundo plano el recorrido que esta asignando para que se ejecute posterior al recorrido actual o en una fecha distinta a la asignación. Al seleccionar esta opción, se le habilitará la casilla “asignar fecha mínima inicio” en donde podrá escoger la fecha y hora de inicio del recorrido:

+Guardar en histórico: permite crear el recorrido y guardarlo en el histórico sin necesidad de asignarlo en tiempo real. Es decir, en caso que el vehículo haya realizado un recorrido el cual no se asignó (por algún motivo interno de la empresa) en el tiempo antes de ejecutada la ruta, podrá crear el recorrido y seleccionar la opción de “guardar en histórico” con el fin que dicho recorrido quede en el historial de rutas del vehículo.

poner-en-cola

  • Recorridos pendientes: en esta tabla aparecerán los recorridos que tenga pendientes el vehículo en caso tal que haya puesto recorridos en cola:

 

recorridos-pendientes 

+ Acciones: aquí aparece el icono “eliminar” el cual le permitirá eliminar el recorrido que tiene pendiente el vehículo, o el icono “ver detalle” el cual le permitirá ver el detalle del recorrido en una nueva ventana que tiene pendiente el vehículo:

detalle-recorrido

+ Id: número que asigna el sistema al recorrido.
+ Ruta: es la ruta que está en cola.
+ Fecha mínima inicio: es la fecha en que el recorrido va a iniciar.


Si lo que desea es eliminar el recorrido que tiene pendiente, debe dar clic en el icono de eliminar y posteriormente confirmar la acción a realizar:

elimiinar-recorrido-pendiente

  • Conductor: aquí selecciona el nombre del conductor asignado a la ruta, debe tener en cuenta que se seleccionará un conductor por cada vehículo, en caso que seleccione el mismo conductor para vehículos distintos, aparecerá un aviso donde se le notifica que dicho conductor ya ha sido asignado a otra ruta, y para poder asignarlo a una nueva ruta, deberá finalizar la ruta anterior:

 

asignar-conductor

  • Coordinador: aquí selecciona el nombre del coordinador de la flota.
  • Supervisor: seleccione aquí el supervisor de la flota o el recorrido.
  • Generador: aquí puede seleccionar el generador para el cual va a cargar.
  • Tripulantes: podrá seleccionar los nombres de los auxiliares que acompañan la ruta, la selección se hará hasta máximo 4.

Nota

Recuerde que para tener el nombre de los coordinadores, supervisores, conductores o tripulantes, deberá crearlos en el módulo de “personal de operaciones” antes de asignar la ruta.

  • Manifiesto: puede colocar el número del manifiesto de carga que tiene el recorrido.
  • Observaciones: puede colocar observaciones adicionales en el recorrido.
  • Orden de trabajo: al seleccionar esta casilla, se habilitarán las opciones “número” y “descripción” en donde podrá digitar el número de la orden y la descripción de esa orden de trabajo.

Una vez diligenciados los datos de “asignación de recorrido”, deberá dar clic en “Introducir”, si los datos han sido correctamente diligenciados, aparecerá el mensaje de confirmación:

reccorrido-asignado-con-exito

En el caso que requiera monitorear las temperaturas que lleve el vehículo durante el recorrido (flota con cadena de frío), se le habilitará en la parte inferior derecha de la ventana, las opciones para que programe los límites (superior e inferior) y el tiempo de alarma de los sensores instalados en el vehículo, si durante el cumplimiento del itinerario de la flota los vehículos rebosan las temperaturas allí digitadas, el sistema le enviará al grupo de contactos (depende el modo de notificación: email, Smartphone, celular, bitácora), una notificación informando el desfase de la temperatura para que realice las correcciones respectivas con la tripulación del vehículo:

variables-analogas2

NOTA: esta opción solo estará disponible para los vehículos que tienen cadena de frío establecida y tienen los sensores de temperatura instalados en el móvil.

Tenga en cuenta que la opción “Recargar” le permitirá actualizar la información de la ventana en caso de inactividad prolongada.

Reportar novedad

Cuando haya asignado el recorrido, en el icono de “acciones” podrá reportar novedades presentadas durante la ejecución de la ruta:

reportar-novedad
  • Equipo: muestra la placa o nombre del vehículo consultado.
  • Recorrido: muestra el recorrido que actualmente se está ejecutando.
  • Novedad: muestra las novedades que se pueden presentar en ruta, deberá seleccionar que tipo de novedad ocurrió durante el recorrido. Dependiendo de la novedad seleccionada, aparecerán casillas adicionales:

+ Definida por la empresa: aparecerá una nueva casilla en la ventana en donde aparecerán las novedades creadas en “configurar filtro” ubicado en “acciones de la ventana”

reportar_novedad-guardian

+ Ingreso a puesto de control: aparecerán los puestos de control creados para la ruta.

+ Cambio de personal: aquí puede realizar el cambio de conductor, coordinador o tripulación para el vehículo:

cambio-personal

  • Fecha de suceso: es la fecha y hora de ocurrencia de la novedad.
  • Observación: aquí digita los comentarios de la novedad que está creando.

Una vez diligenciados los datos, debe dar clic en “aceptar”.

Cancelar recorrido

Para eliminar un recorrido ya creado, debe dar clic en “Reportar novedad” y seleccionar la opción “autorización para cancelación de recorrido”, diligencie la observación y finalice con aceptar.
Aparecerá el mensaje de confirmación:

confirmar-operacion--ctrl-tr

Una vez confirmada la operación, podrá cancelar el recorrido ingresando nuevamente a “Reportar novedad”, allí podrá seleccionar la opción “Cancelar recorrido”, se habilitará la casilla “razón” en donde podrá exponer los motivos por los cuales está cancelando dicho recorrido:

cancelar-confirmacion-op

Control de entregas

Es un sistema que le permite realizar control detallado de las entregas y recogidas TAT que realicen las flotas de transporte en los cuales se requiere que el conductor tome registro de la entrega al cliente o el recibo de alguna carga.

Este sistema le permitirá de manera efectiva y en tiempo real a través de nuestra App, tener control teórico sobre las entregas realizadas por la flota, el dinero recaudado y control sobre las devoluciones efectuadas por los clientes tomando registro fotográfico y montándola al sistema, todo en tiempo real.

Al llegar a cada cliente, se efectúa la entrega y, si es satisfactoria, el conductor o tripulante (auxiliar) debe marcar en la App “Entregado”, pero si se presenta alguna novedad (devolución, cliente no presente, error de facturación, etc) se debe marcar en la App “Otro motivo, Cuál?” y especificar la observación.

eliminar-actividad

NOTA: Para el correcto funcionamiento de esta herramienta, se sugiere utilizar celular Android versión 2.1 o superior, procesador de 1 Ghz o superior, memoria RAM 512 Mb o superior, pantalla 4″ o superior y un plan de datos de mínimo 512 Mb.

• Características control de entregas

Una vez iniciado el recorrido, el conductor iniciará la ruta y, al visitar cada cliente, tendrá la posibilidad de informar en línea:

  • Si el pedido fue entregado a satisfacción.
  • El cliente podrá validar la transacción firmando sobre la pantalla del celular con rúbrica.
  • El cliente podrá validar la transacción ingresando un código ID único definido previamente en el archivo plano.
  • Si el cliente omite estos pasos, el embajador podría encargarse de validar la entrega.
  • Se podrán ingresar observaciones adicionales.
  • La rúbrica digital quedará almacenada para el registro.
  • Si el local se encuentra cerrado.
  • El conductor o auxiliar podrá tomar, a manera de evidencia, una fotografía con el aparato celular al sitio visitado y el sistema guardará -utilizando el sistema de navegación GPS del celular- la ubicación geográfica, fecha-hora real y el registro fotográfico respectivo.
  • La fotografía quedará almacenada en el recorrido.
  • Si hay devoluciones en mal estado.
  • Se notificarán las diferentes causales de “devolución buena” según codificación oficial del generador (baja rotación, pérdida de vacío, producto vencido, avería en punto de venta, empaque deteriorado, producto no conforme, etc).
  • Si hay devoluciones en buen estado.
  • Se notificarán las diferentes causales de “devolución mala” según codificación oficial del generador (error en el despacho, no electricidad, pedido mal digitado, fuera de horario, nevera dañada, fuera de zona, etc).
  • Valores del recaudo.
  • Si usó el archivo plano inicial que sirve para despachar la flota, allí están relacionados los pedidos de crédito o contado, el sistema calculará el monto teórico total en efectivo que deberá recaudar cada ruta e irá asumiendo que por cada entrega satisfactoria habrá un valor recaudado acumulativo; una vez el recaudo llegue a un tope equis (pre-configurado), obligará al conductor (mediante aviso en el móvil) a dirigirse a un punto seguro de consignación para que solicite la apertura de caja fuerte (en caso de poseerla).
  • Cuando el sistema ha detectado que se recaudó un máximo de efectivo permitido, se avisará al conductor que debe solicitar apertura remota de caja fuerte (en caso de poseerla) bajo los parámetros definidos en el protocolo de seguridad de la flota. Básicamente, la apertura de caja está ligada a que el vehículo se encuentre dentro de una geocerca determinada y predefinida a la que precisamente se le realizó un estudio de riesgo y se considera relativamente segura para realizar la transacción de consignación de efectivo (en las ciudades de Medellín y Bogotá ya hay establecidas varias docenas de geocercas en puntos seguros verificados).
  • Para efectos de control de tráfico, el sistema permite ingresar novedades de ruta cuando se cuenta con un centro de control vehicular que está permanentemente en contacto con los conductores.
  • Se pueden agregar, eliminar o editar clientes en un recorrido ya en ejecución.
  • Cuando no hay cobertura de datos en una zona específica de la ciudad, los reportes quedan guardados localmente en el dispositivo y serán enviados a la plataforma cuando el equipo se encuentre nuevamente en zona de cobertura.
  • Alarmas de temperatura y abandonos de ruta llegarán en tiempo real a quien corresponda. (grupo de contactos)

Subir información del cliente a la plataforma

Para llevar a cabo el correcto funcionamiento de “control de entregas”, requiere diligenciar el archivo plano con la información de los clientes para que se cargue correctamente al recorrido asignado al vehículo.

Para realizar el cargue, debe inicialmente ingresar por el módulo de “control tráfico” y realizar la asignación de ruta como se orienta en la parte anterior (Asignar recorrido), una vez diligenciados los datos, deberá proceder a cargar la información de los clientes en un archivo plano en la misma ventana de “asignar recorrido” en la parte derecha donde dice “clientes”:

clientes-ctrl-tra

Deberá dar clic en el icono de importar listado de clientes  importar-cliente y posteriormente le aparecerá el siguiente aviso:

importar_cliente

Es importante que el archivo contenga los datos solicitados y en su mismo orden con el fin de garantizar el correcto cargue de la información a la plataforma, el archivo debe estar en formato .csv

Una vez diligenciados los datos y cargado la información de los clientes, deberá proceder a darle introducir para que la ruta quede asignada al vehículo, posteriormente, al visualizar el vehículo en la tabla tabulada, podrá darle clic y en la tabla de la derecha, seleccione la opción de clientes para verificar en tiempo real, las novedades reportadas por la tripulación del vehículo con relación a la entrega que está realizando:

ctrl_trafico_clientes
  • Acciones: en esta columna podrá eliminar algún cliente anteriormente cargado o podrá así mismo, editar el cliente. Para eliminar el cliente debe dar clic en el icono de eliminar eliminar , posteriormente, deberá confirmar la acción a realizar:

 

   eliminar-cliente

Si lo que desea es editar la información de cliente, debe dar clic en el icono de edición editar y posteriormente se abrirá la siguiente ventana en donde podrá realizar la modificación de los datos del cliente:

Nota

tenga en cuenta que podrá eliminar o editar un cliente siempre y cuando aún se encuentre pendiente por entregar, si el conductor y/o auxiliar ya realizaron la entrega respectiva, en la columna de acciones no aparecerá ningún icono.

nuevo-cliente

  • Nombre: es el nombre del cliente al que se le va a realizar la entrega.
  • Estado: es el estado de la gestión que se debe realizar con el cliente, si aún no se ha entregado aparecerá cliente-pendiente , si el pedido ya se entregó cliente-entregado , su estado será , pero si tiene novedades, aparecerán los estados de acuerdo al tipo de novedad ingresada por el conductor y/o auxiliar, como:

cliente-localcerrado

cliente-otra

clienteno-presente

  • Número de visitas: muestra el número de visitas que el conductor realizó al cliente y encontró novedades como: “local cerrado”, “cliente sin dinero”, entre otras.

Al dar clíc en la lupa     se le abrirá una nueva ventana donde le muestra el listado de las visitas y las horas en que se efectuaron:


  • Fecha: muestra la fecha y hora en que fue hecha la gestión con el cliente, en caso que el pedido se encuentre en estado “pendiente”, esta columna estará en blanco.
  • Factura: corresponde al número de factura del cliente.
  • Valor factura: es el valor de la factura del cliente.
  • Valor a recaudar factura: es el equivalente al valor que el conductor debe recaudar al cliente, dado que hay facturas de crédito y contado, éste sería el valor que el cliente cancelaría de contado.
  • Valor recaudo visita: aquí muestra el valor real que fue recaudado por el conductor y/o auxiliar.
  • Valor recaudo caja fuerte: es la sumatoria parcial de lo que va recaudado en cada uno de los clientes y en teoría, tendría en la cajilla de seguridad (para los que cuentan con este elemento).
  • Valor recaudo total recorrido: es la sumatoria total de lo que va recaudado en su recorrido.
  • Imágenes: muestra las fotografías tomadas y montadas a la App por los conductores y/o auxiliares en las diferentes novedades encontradas en los clientes (en los que se requiere dejar evidencia fotográfica).

Si la novedad que encuentra el conductor es “local cerrado”, podrá tomar registro y montarlo a la plataforma a través de nuestra App, una vez montada la fotografía, podrá consultar en tiempo real, el estado de esa entrega en nuestra plataforma. En la columna aparecerá el ícono camara, al darle clíc, se abrirá una nueva ventana donde le mostrará el registro fotográfico hecho por el conductor y/o auxiliar:

local-cliente

Si por el contrario, la novedad fue “entregado”, aparecerá el icono filtrar_22 , al darle clic, se abrirá una ventana con la evidencia de la firma de entregado:

firmar-cliente

  • Observaciones: aquí aparece las observaciones escritas por el conductor y/o auxiliar en caso que el tipo de novedad haya sido “otra”.
  • Dirección: es la dirección del cliente a visitar.
  • Latitud: en caso que en el archivo plano haya diligenciado estos campos, aquí aparecerá la información digitada, tenga en cuenta que estos campos se diligencian en caso tal que se haga con un rutero.
  • Longitud: en caso que en el archivo plano haya diligenciado estos campos, aquí aparecerá la información digitada, tenga en cuenta que estos campos se diligencian en caso tal que se haga con un rutero.
  •  Número de validación: es el número de validación interna de cada empresa.

Informe de entregas a clientes

A través de esta opción, podrá visualizar en forma gráfica la información en tiempo real de las entregas TAT que la flota esté realizando en cada una de sus rutas, allí se visualiza:

  •  Las cantidad de rutas asignadas a los vehículos.
  •  Pedidos asignados.
  •  Promedio de pedidos por vehículo.
  •  Pedidos entregados.
  • Pedidos pendientes

Para visualizar el informe deberá dar clíc en el ícono generar grafica (Generar gráfica) ubicado en la parte superior en el mismo módulo de control tráfico y se le abrirá la siguiente información siempre y cuando haya vehículos actuales en ruta (la información se arroja solo con rutas actuales):

Informe de entregas a clientes
  • Refrescar profundo: al dar clíc aquí el sistema actualizará la información de entregas y pedidos pendientes que tiene la flota en tiempo real.
  • Gráfica: muestra la gráfica de los pedidos entregados y los que se encuentran pendientes por entregar mostrando en porcentaje y cantidad.
  • Fecha: es la fecha de consulta de la información, se actualiza cada vez que se da clíc en el ícono “refrescar profundo”
  • Rutas asignadas: es el numero de rutas que se encuentran actualmente asignadas.
  • Pedidos asignados: es la cantidad de pedidos que tiene la flota entre entregados y pendientes al momento de la consulta.
  • Promedio por vehículo: aquí muestra el promedio de pedidos asignados por cada vehículo.
  • Entregados: muestra la información de la cantidad de pedidos que han sido entregados y su respectivo porcentaje.
  • Pendientes: muestra la información de la cantidad de pedidos que se encuentran pendientes y su respectivo porcentaje.
  • Unos uno: aquí se visualiza la información individual de los vehículos en cuan-to a pedidos entregados y pedidos pendientes.

NOTA: recuerde que para tener esta información a la mano, debe apli-car el control de entregas con los clientes, ya que la información que reposa en esta gráfica, se alimenta de las marcaciones de clientes que hace la tripulación de los vehículos a través de la App Guardián GPS.

Control tráfico a través de la App

Desde la aplicación móvil, el conductor, auxiliar o el tripulante encargado, puede tener acceso al módulo de control tráfico y control de entregas, adicional, podrá consultar en tiempo real, en cualquier lugar y desde cualquier Smartphone con datos, el detalle del recorrido, la cantidad de devoluciones efectuadas, la cantidad de clientes pendientes por entregar y los que ya ha entregado.

Para acceder, debe ingresar a la aplicación de Guardián GPS con el usuario y contraseña, una vez ingrese, le mostrará la placa del vehículo y le abrirá las opciones inferiores del menú, posteriormente, diríjase a la opción de “Control tráfico” y dele clíc a los tres (3) puntos superiores correspondientes al menú, se le abrirá las siguientes opciones:

menu-app

Cargar a ruta

Cuando selecciona “cargar ruta”, la aplicación le traerá a la vista la información de los clientes que tiene pendiente por entregar y la información de los clientes visitados:
Si selecciona uno de los clientes pendientes por entregar, le abre otra pantalla donde le muestra la novedad que debe registrar con el cliente, las novedades son: “entrega a satisfacción” o “devolución”:
Cuando selecciona alguna de las dos novedades propuestas, se le habilitarán varias opciones:

detalle-cliente

• Entrega a satisfacción

Comprende que el pedido fue entregado al cliente, para ello, es posible que el cliente firme la entrega con rúbrica, se agreguen observaciones adicionales, finalmente, en la parte inferior, puede tomar un registro fotográfico de la entrega y posterior a ello, confirmar la entrega para que la aplicación envíe dicha información en tiempo real a la plataforma:

control-tr-2

• Devolución

Si el estado del pedido es por devolución, al seleccionar esta opción se le habilitará otra casilla donde podrá seleccionar la novedad por la que hace la devolución, entre las novedades se encuentran: local cerrado, cliente ausente, cliente canceló, cliente sin dinero, vía cerrada, reprogramar, etc.

Cuando seleccione la causal de la devolución, se le habilitará el campo para colocar las observaciones adicionales de la devolución y en la parte inferior, puede tomar un registro fotográfico que justifique la devolución y posterior a ello, confirmar la entrega para que la aplicación envíe dicha información en tiempo real a la plataforma:

c-t- visitados

Enviar datos

Al dar clíc aquí la aplicación enviará los datos que tenga actualmente a la plataforma.

Visitados

devolucion

Esta opción le permite consultar los clientes que ya haya visitado, arroja también la información de las novedades presentadas con los clientes devueltos:

Al seleccionar alguno de los clientes entregados o devueltos, le abrirá otra ventana donde le muestra las observaciones que tiene actualmente la entrega a ese cliente:

Detalle cliente visitado app

Ruta

Esta parte le permite consultar en el mapa la ruta que tiene asignada el vehículo y verificar la dirección actual en la que se encuentra:

ruta_yesid