Actividades periódicas
menu-actividades-periodicas

Este módulo le permite la creación y configuración de alarmas y/o notificaciones de actividades que requiere la flota y el personal de operaciones, tales como: renovación de seguros, revisiones técnico mecánicas, cambios de aceite, revisiones de gases, licencias de conducción, cursos, y toda aquella actividad inherente al buen funcionamiento de la flota.

Para ingresar al módulo, diríjase a “Gestión”, debe dar clic en “Flota” y posteriormente debe dar clic en “Actividades periódicas”.

Estructura de la ventana

La ventana se encuentra dividida en: acciones de la ventana, filtro e información en forma de tabla.

estructura-activi-periodocas

Acciones de la ventana incluida refrescar_rapido_profundo  excel

barra-actividades-periodicas
  • Nombre: En la parte superior izquierda de la ventana se mostrará el nombre del módulo al cual se accedió.
  • Refrescar rápido: muestra en pantalla la información más actualizada en la base de datos optimizando los tiempos de consulta.
  • Refrescar profundo: se utiliza cuando se ejecutan simultáneamente las acciones en diferentes computadores, solo utilice esta opción, cuando no vea reflejada la información correctamente.
  • Exportar a Excel: puede exportar la información tabulada a Excel.
  • Configurar actividades periódicas: aquí permite configurar una nueva actividad periódica, podrá darle nombre, tipo de actividad, modo de notificación y tiempo en el que el sistema deberá notificar sobre esta novedad, entre otras.
  • En la parte superior izquierda encontrará las opciones de ocultar, maximizar o cerrar una ventana . Si da clic en ocultar esta ventana se ocultará y podrá volver a abrirla desde el icono administrador de ventanas .

Filtro 

En esta parte del módulo, podrá realizar un filtro rápido de los parámetros buscados:

filtro-actividades-periodicas
  • Actividades asociadas a: aquí puede seleccionar las actividades creadas asociadas directamente al vehículo o al conductor, por defecto viene seleccionado “ver todas”.
  • Periodo definido en: aquí puede seleccionar el periodo que se definió al momento de crear la actividad periódica, el sistema informará (una vez cumplido el periodo) sobre la renovación o la finalización de dicha actividad.
  •  Actividad: puede filtrar por tipo de actividad (ya creadas).
  • Conductor: si su búsqueda es por conductor, podrá filtrar aquí el conductor que busca, por defecto viene seleccionado “todos”.
  • Vehículo: si su búsqueda es por vehículo, podrá filtrar aquí el vehículo que busca, por defecto viene seleccionado “todos”.

Ver información en forma de tabla

Aquí podrá visualizar la información de las actividades de manera tabulada:

tabla-actividades-periodicas2
  • Acciones: en esta columna, podrá renovar una actividad periódica creada, ver la actividad periódica, ver el historial o eliminar la asignación, adicional-mente, en caso que la actividad periódica se encuentre vencida, aparecerá una sirena notificando que la actividad se encuentra en alarma.
  •  Actividad: es el nombre que se le dio a la actividad.
  • Asignada a: aquí aparece a quien fue asignada dicha actividad creada, si al conductor o al vehículo.
  • Fecha inicio última renovación: es la fecha en la que el sistema tomará para realizar el conteo del próximo vencimiento.
  • Siguiente renovación: es la fecha y hora en la que el sistema realizará la renovación de la actividad o en la que generará las alarmas informando su proximidad.
  • Tiempo transcurrido / Distancia recorrida: es el tiempo o la distancia (de acuerdo con el tipo de medida) que lleva la actividad periódica creada.
  • Expira: aquí muestra el tiempo (de acuerdo con el tipo de medida) faltante para que la actividad periódica llegue a su vencimiento.
  • Vencida: muestra los días, horas o kilómetros (de acuerdo con el tipo de medida) que la actividad lleva vencida (en el caso que se encuentre vencida).
  • Advertencias: muestra el tiempo (de acuerdo con el tipo de medida) en el que se generará las advertencias de vencimientos a los grupos de contactos, si no se ha configurado advertencias, estas columnas aparecerán con “no aplica”.
  • Fecha registró última renovación: es la fecha en la que se registró en el sistema la última renovación hecha a la actividad periódica.
  • Usuario última renovación: muestra el usuario que realizó la última renovación hecha a la actividad periódica.
  • Observaciones última renovación: aquí muestra las observaciones puestas a la actividad periódica al momento de hacer la renovación.

Crear una actividad periódica

Para crear una nueva actividad, se realizará dentro de la ventana de “configurar actividades periódicas” , en la parte de “Información detallada” configuracion_22, deberá dar clic en el icono “agregar” agregar, el sistema le habilitará los campos a diligenciar para crear su actividad:

crear-actividad-periodica
  •  Actividad: digite el nombre que le dará a la actividad que está creando.
  • Asociado a: seleccione a que va estar asociada esta actividad (conductor o vehículo).
  • Unidad de medida: seleccione la unidad de medida para esta actividad (km, días u horas).
  • Periodo: digite el periodo en el que el sistema notificará de la actividad, es decir, cada cuanto se debe informar, ejemplo: cada 1000 km, cada 100 días, etc.
  • Costo: digite el costo que representa para la empresa la ejecución de dicha actividad.
  • Advertencias: aquí puede digitar (numérico) el número de días, horas o km faltantes al total para que el sistema le advierta que está próximo a cumplirse el periodo.
  • Método de reporte de alarmas: seleccione de las opciones que se despliegan, el método que desea que el sistema le notifique de las alarmas: SMS, E-mail, Smartphone o “todos”, tenga en cuenta que estas alarmas se generarán una vez cumplido el periodo.
  • Método de reporte de advertencias: seleccione de las opciones que se despliegan, el método que desea que el sistema le notifique de las advertencias configuradas: SMS, E-mail, Smartphone o “todos”, tenga en cuenta que estas advertencias se generarán una vez cumplido el plazo configurado anteriormente.
  • Grupo de contacto: seleccione el grupo de contactos al que desea que se le notifique las advertencias y las alarmas generadas por esta actividad.
  • Observaciones: digite las observaciones que requiere para esta actividad.

Una vez diligenciados todos los campos, debe dar clic en la opción de guardar guardar ubicado en la parte superior derecha o cancelar cancelar si no desea crear la actividad.

Al dar clic en guardar guardar , el sistema le notificará que la actividad fue creada con éxito:

agregada-exito-actividad

Renovar una actividad periódica

Para realizar la renovación de una actividad periódica esté o no esté vencida, diríjase a la columna de acciones y de clíc en el icono acciones y posteriormente de clic en “renovar” renovar-doc , al dar clic en éste se le abrirá la siguiente ventana para actualizar la fecha de vencimiento de dicha actividad:

renovar-actividad-periodica
  • Ver actividad periódica:

    Al dar clic aquí, el sistema le abrirá la ventana de “configurar actividades periódicas” con el fin que visualice las actividades periódicas creadas.

 

  • Ver historial:

    Esta opción le permite visualizar el historial de actividades periódicas asignadas al vehículo o conductor:

 

historial-actividades

 

  • Eliminar asignación:

Le permite eliminar la asignación de la actividad periódica al vehículo o al conductor (depende el caso), al dar clic, el sistema le pedirá que confirme la acción a realizar:

eliminar-actividad

Configurar actividades periodicas

Para configurar una actividad periódica, debe ir a la parte de “acciones de la ventana” y dar clic en el icono “Configurar actividades periódicas” configuracion_22.

La ventana que se abre se encuentra dividida en dos partes: información en tabla e información detallada:

informacion-tabla-detallada
Sección tabla

• Información en tabla

Esta parte le permite visualizar las actividades creadas y el tipo de configuración que tiene cada una:

 

configuracion

  •  Acciones: al dar clic sobre el icono de acciones , se desplegarán dos opciones:

1.1. Asignar actividad periódica:

Podrá asignar la actividad creada al vehículo o al conductor (depende el tipo de actividad), tenga en cuenta que no podrá asignar una misma actividad a un mismo vehículo o conductor. Si desea asignar una actividad a un conductor, al dar clic, se abrirá la siguiente ventana:

• Conductor

+ Conductor: Del filtro que se despliega, seleccione el conductor o el vehículo al que le asignará la actividad (tenga en cuenta que usted podrá asignar un actividad de conductor a conductor o de vehículo a vehículo, mas no de conductor a vehículo y viceversa).

+Hora a la que se generarán las alarmas: seleccione la hora que desea que el sistema inicie las alarmas.

+Fecha de inicio de asociación: seleccione la fecha que desea que el sistema asocie dicha actividad al conductor o vehículo seleccionado anteriormente.

+ Observaciones: digite las observaciones relevantes a tener en cuenta en la próxima renovación.

• Vehículo

Pero si desea asignar una actividad a un vehículo y el tipo de medida es en KM, se abrirá una ventana con las siguientes opciones:

+ Vehículo: seleccione dentro del listado, el vehículo al que desea asignarle la actividad.

+ Hora a la que se generarán las alarmas: seleccione la hora que desea que el sistema inicie las alarmas.

+ Fecha de inicio de asociación: seleccione la fecha que desea que el sistema asocie dicha actividad al vehículo seleccionado anteriormente.

+ Kilometraje a: aquí aparece el kilometraje teórico que tiene el vehículo desde la fecha de consulta.

+ Kilometraje al instante actual: aquí aparece el kilometraje (teórico) total que tiene el vehículo.

+ Kilómetros recorridos: aquí aparece la diferencia de kilómetros entre “Kilometraje a” y “Kilometraje al instante actual”. Dado que la suma de kilómetros es teórica, usted podrá colocar la diferencia real en la casilla continua para tener una información precisa.

NOTA: en el caso que la unidad de medida sea en KM u horas, deberá  ajustar los valores virtuales (los que arroja la unidad de monitoreo) con los  valores físicos (los que tiene el vehículo físicamente) para que la información sea precisa, por lo anterior, el primer paso para que esta información sea exacta es “configurar odómetros y horómetros”, si aún no conoce como  modificarlos, vea el módulo para orientarse en su configuración. 

Una vez diligenciados los datos, podrá dar clic en “introducir” y el sistema le solicitará que confirme la acción a realizar:

1.2 Ver vehículos -conductores- asignados:

Aquí podrá visualizar los conductores o vehículos que tenga asignados esta actividad, al darle clic le saldrá el siguiente aviso:

Si no tiene conductores/vehículos asignados, al darle clic le aparecerá el siguiente aviso:

  •  Actividad: es el nombre de la actividad.
  •  Asignado a: aparece el icono al que le haya creado la actividad (conductor o vehículo).
  •  Periodo: es la cantidad de días, horas, distancia, etc (de acuerdo con el tipo de medida) en la que el sistema notificará sobre esta actividad.
  • Unidad de periodo: es la unidad de medida que se asignó a la actividad periódica (km, días u horas).
  • Costo: es el costo de dicha actividad programada.
  •  Advertencias: muestra las advertencias creadas y los tiempos en que se generarán (de acuerdo con el tipo de medida).
  • Grupo de contacto: es el grupo de contacto al que se le asignó esta actividad.
  • Observaciones: son las observaciones hechas a la actividad.
Sección información detallada

• Información detallada

Al seleccionar una actividad, en la parte derecha de la ventana, le aparecerá la información resumida y detallada de dicha actividad:

 

info-detallada-actividades

Editar una actividad periódica.

Para editar una actividad periódica ya creada, lo podrá realizar dentro de la ventana de “configurar actividades periódicas”, seleccione la actividad y posteriormente en la parte de “Información detallada”, deberá dar clic en el icono “editar” editar_16, el sistema le habilitará los campos a diligenciar para editar su actividad.

Eliminar una actividad periódica.

Para eliminar una actividad periódica ya creada, lo podrá realizar dentro de la ventana de “configurar actividades periódicas”, seleccione la actividad y posteriormente en la parte de “Información detallada”, deberá dar clic en el icono “eliminar” eliminar , el sistema le notificará la acción a realizar la cual deberá confirmar:

eliminar-actividad